TIETOSUOJAILMOITUS
Päivitetty 1.10.2023
Inventio Asianajotoimisto Oy (”Inventio”) tarjoaa asianajopalveluita. Asianajotoimeksiantojen hoitamisessa käsitellään säännönmukaisesti henkilötietoja. Tässä tietosuojailmoituksessa on kuvattu pääpiirteittäin se, miten henkilötietoja käsitellään Invention toiminnassa. Vastuullisena toimijana Inventio huolehtii siitä, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisella tavalla ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Päivitämme tätä tietosuojailmoitusta aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa, ja tiedotamme olennaisista muutoksista.
Rekisterinpitäjä
Inventio Asianajotoimisto Oy
Y-tunnus 2420286-2
Bulevardi 7 A, 00120 Helsinki
info@invetio.fi
Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään ja mikä on käsittelyperuste?
Henkilötietoja käsitellään asianajotoimeksiantojen ja asiakassuhteiden hoitamiseksi sekä vähäisissä määrin markkinointitarkoituksessa. Työnhakijoiden tietoja käsitellään rekrytointipäätösten tekemiseksi.
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- henkilöiden perustietoja (kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite, joskus myös syntymäaika)
- asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja (kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja organisaatiotiedot)
- erinäisiä tietoja, jotka sisältyvät toimeksiantoihin liittyviin asiakirjoihin
- työnhakijoiden osalta rekrytointiprosessiin ja yhteydenpitoon liittyviä tietoja
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Invention ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai muuhun sopimussuhteeseen tai Invention oikeutettuun etuun.
Säännönmukaiset tiedonlähteet
Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta tai julkisista lähteistä, kuten tietopalveluista tai viranomaisilta. Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus pyritään varmistamaan tietyin väliajoin rekisteröidyltä itseltään.
Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään?
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole välttämätöntä asianajopalvelun suorittamiseksi, jolloin luovutus perustuu esimerkiksi lain vaatimuksiin tai viranomaisen määräykseen.
Inventio hyödyntää toiminnassaan palveluntarjoajia, jotka osana tarjoamaansa palvelua voivat käsitellä henkilötietoja Invention lukuun. Inventio on tehnyt asianmukaiset sopimukset palveluntarjoajien kanssa ja varmistanut henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn myös näissä tilanteissa.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.
Hyvä tietojenkäsittelytapa ja tietoturva
Invention toiminnan kulmakivi on luottamuksellisuus kaikissa tilanteissa. Inventio huolehtii yleisten tietosuojaperiaatteiden noudattamisesta henkilötietojen käsittelyssä.
Henkilötietoja suojataan kohtuullisilla teknisillä turvatoimilla katoamiselta, luvattomalta käsittelyltä, käyttämiseltä, tuhoamiselta, muokkaamiselta ja luovuttamiselta. Riittävän tietoturvan toteuttamiseksi Inventio huolehtii asianmukaisista teknisistä ja hallinnollisista turvatoimista ottaen huomioon käsiteltävien tietojen luonteen. Siltä osin kuin käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, noudatetaan korkeampaa tietoturvan tasoa.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Tietoja käsitellään vain siinä määrin ja niin kauan kuin se on käyttötarkoituksen, kuten toimeksiantosuhteen, kannalta tarpeellista tai perusteltua. Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan sekä 10 vuotta asiakassuhteen päätyttyä tai tätä pidemmän ajan, mikäli soveltuva lainsäädäntö sitä edellyttää. Mikäli kysymys on potentiaalisen asiakkaan henkilötiedoista, tietoja säilytetään enintään kaksi vuotta. Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään enintään kuusi kuukautta työhakemuksen lähettämisestä.
Säilytysajan päättyessä tiedot poistetaan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä hänen henkilötietojaan Inventio käsittelee. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisemista, vastustaa tietojensa käsittelyä tietyissä tapauksissa sekä oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja tietojen poistamista.
Inventiolla on oikeus olla poistamatta rekisteröidyn tietoja tämän vaatimuksesta huolimatta, mikäli niiden käsittely tai säilyttäminen on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sopimusvelvoitteen todentamiseksi, asiakassuhteen kannalta välttämättömien toimien suorittamiseksi tai muun vastaavan oikeutusperusteen johdosta. Mikäli rekisteröity tästäkin huolimatta vaatii tietojensa poistamista, toimeksiantosuhdetta ja palveluiden tarjoamista ei voida rekisteröidyn kohdalla jatkaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän katsoo Invention käsitelleen henkilötietojaan lainvastaisesti.
Lisätietoja
Mikäli sinulla on kysyttävää Invention tietosuojakäytännöistä tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@inventio.fi.